Die verborgene Botschaft hinter überflüssigen Meetings

Meetings sind in der Geschäftswelt eine Medaille mit zwei Seiten.

Einerseits sind sie essenzielle Kommunikationsinstrumente, durch die Teams sich synchronisieren, Entscheidungen treffen und Ziele setzen. Andererseits sind sie oft der Brennpunkt von Frustrationen und können als Zeitverschwendung angesehen werden.

Tatsächlich behaupte ich, dass mindestens 80 % der angesetzten Meetings in ihrer aktuellen Dauer nicht notwendig sind.

Doch hier kommt das interessante „Aber“:

Meetings können als hervorragender Indikator für schlechte oder veraltete Unternehmensstrukturen dienen.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Kalender mit scheinbar bedeutungslosen oder ineffizienten Meetings überflutet wird, könnte dies mehr über Ihr Unternehmen aussagen, als Sie denken.

Beobachten Sie eine hohe Rate an scheinbar „unsinnigen“ Meetings, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Es könnte ein Symptom für mangelnde Klarheit in Rollen und Verantwortlichkeiten sein. Oder vielleicht fehlen klare Kommunikationskanäle, sodass Mitarbeiter sich gezwungen fühlen, immer wieder Meetings anzusetzen, um Klarheit zu schaffen.

Doch wie kann man diesen Zyklus durchbrechen?

1. Ursachen identifizieren: Beginnen Sie damit, die Ursache des Problems zu erkennen. Handelt es sich um eine Kultur, in der jede Entscheidung durch ein Meeting getroffen werden muss? Oder mangelt es an klaren Richtlinien für die Kommunikation?
2. Kommunikationswege klären: Überlegen Sie, ob es Alternativen zu Besprechungen gibt, um Informationen zu übermitteln. Tools wie Slack oder Trello können oft die Notwendigkeit für regelmäßige Check-ins eliminieren.
3. Meetings optimieren: Falls Besprechungen unumgänglich sind, optimieren Sie sie. Setzen Sie eine klare Agenda, halten Sie die Teilnehmerliste klein und begrenzen Sie die Dauer.
4. Feedback-Kultur etablieren: Führen Sie regelmäßig Feedback-Runden durch. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Bedenken bezüglich ineffizienter Meetings zu äußern und Vorschläge zur Verbesserung zu machen.

Die Erkenntnis, dass zu viele unproduktive Meetings ein Zeichen für tiefere strukturelle Probleme sein können, bietet eine Gelegenheit zur Reflexion und Verbesserung.

Anstatt diese Meetings als lästige Pflicht zu betrachten, sollten sie als Weckruf dienen, um die unternehmensinternen Abläufe und Kommunikationsstrukturen zu überdenken.

Es ist eine Chance, unerwartete Erkenntnisse zu gewinnen und Ihr Unternehmen effizienter und produktiver zu gestalten.