Kosteneinsparungen
Kosteneinsparungen in rauen Zeiten?

Verfasst von

Boris Wehmann

am 25. Februar 2024

Raue Zeiten, oder?

Die vorläufige Inflationsrate beträgt für den Monat Juli 2023 +6,2 %.

Gestiegene Nahrungsmittelpreise sind einer der Haupttreiber.

Die Arbeitslosenquote liegt bei 5,7 % und ist von Juni auf Juli saisonbedingt leicht gestiegen.

Das Arbeitsmarktbarometer liegt jedoch weiterhin über der 100er-Marke und sendet damit weiterhin positive Signale in Richtung Arbeitsmarkt.

Ist das genug, um sich auszuruhen?

Ganz klar, nein.

Im Gegenteil: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, die Kostenstrukturen in ihrem Unternehmen kritisch zu hinterfragen.

In vielen Branchen heißt der Hauptkostenfaktor Personalkosten.

Der größte Hebel ist augenscheinlich dort zu finden.

Es gibt aber eine Vielzahl versteckter Kosten, die nur wenige Entscheiderinnen und Entscheider tatsächlich auf dem Zettel haben.

Bevor Sie also beginnen zur Kosteneinsparung an den Personalkosten zu schrauben, gibt es bei den versteckten Kosten ein nicht unerhebliches Potenzial zur dauerhaften Kostensenkung.

Dafür verlassen wir den scheinbar üblichen Weg des Kostenmanagements und der Prozessoptimierung und wenden uns der Verschwendung zu.

Mit Verschwendung meine ich Aufgaben, die Zeit und Ressourcen verbrauchen und die wertschöpfende Arbeit erschweren.

Dazu gehören beispielsweise:

🔸Reportings

🔸Richtlinien

🔸Freigabeprozesse

🔸Kernarbeitszeiten

🔸Budgetprozesse

🔸Unterschriftregelungen

🔸 Teambuildingevents

Sich mit dieser Art der Verschwendung zu befassen, bereitet den Weg für neue Denkansätze und kann ungeahnte Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen.

Die Mühe lohnt sich. Insbesondere dann, wenn die Dringlichkeit zur Kosteneinsparung noch nicht so groß zu sein scheint.

In Zeiten des Fachkräftemangels, der vielen unbesetzten Stellen und einer wachsenden Verantwortung der Unternehmen den Mitarbeitenden gegenüber ist es problematisch, weiterhin mit „alten“ Methoden auf Überraschungen zu reagieren.

Menschen zu entlassen, um diese bei besserer Wirtschaftslage wieder einzustellen, kostet Reputation und unfassbar viel Geld und Ressourcen. 

Und die Frage ist, wird es gelingen, die Stellen neu zu besetzen?

Selbstverständlich wird es auch weiterhin Situationen geben, in denen Sie um eine Anpassung der Personaldecke nicht umhinkommen werden.

Wenn es Ihnen aber gelingt, der Verschwendung im Unternehmen Einhalt zu gebieten, haben Sie ein zusätzliches Instrument, Kosteneinsparungen zu erzielen, die unabhängig von der wirtschaftlichen Entwicklung Bestand haben.

Wie kommen Sie der Verschwendung auf die Spur?

Nehmen Sie sich etwa die Reiserichtlinie ihres Unternehmens vor.

Lesen Sie diese aufmerksam durch und überlegen Sie, welche Funktion die Richtlinie hat.

Machen Sie sich folgende Gedanken:

🔸Wer hält die Richtlinie aktuell?

🔸Wie viel Zeit kostet es, die Richtlinie zu aktualisieren?

🔸Welche administrativen Vorgänge ergeben sich in Folge der bestehenden Reiserichtlinie?

🔸Wie viele Fragen gilt es im Kontext der Richtlinie zu klären?

🔸Wo stößt die Richtlinie an ihr Grenzen?

🔸Müssen häufig Ausnahmen gemacht werden?

🔸Gibt es Ineffizienten, die beim Reisen in Kauf genommen werden, nur um die Richtlinie einzuhalten?

🔸Wäre es möglich, die Richtlinie durch Prinzipien zu ersetzen?

🔸Nein? Warum nicht?

Die letzte Frage kann Sie auf eine neue Spur bringen.

Machen Sie die Übung gemeinsam mit einer Kollegin oder einem Kollegen und erlauben Sie sich, alles zu denken.

Diese Übung lässt sich auch auf andere Management-instrumente anwenden.

🔸Assessment Center

🔸Kernarbeitszeiten

🔸Budgetprozesse

🔸Key Performance Indicators (KPI’s)

Es gibt keine Grenzen.

Zu guter Letzt:

Bereiten Sie sich vor

Dass eine nächste überraschende Situation eintritt, ist sicher.

Wann und was es sein wird, weiß niemand. 

Nutzen Sie die Gelegenheit, bevor Sie wirklich von rauen Zeiten sprechen müssen.

Welche Szenarien sind vorstellbar und was wären die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen?

Welche Ideen haben Sie, um den Überraschungen zu begegnen?

Wie wirkt es sich auf was im Unternehmen aus?

Wenn Sie gut vorbereitet sind, bleiben Sie handlungsfähig.

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