Grafik: Erstellt mit Hilfe von KI
Kurz zusammengefasst: Eine KI-Einführung wirkt nur so gut wie das Fundament, auf das sie trifft. Vor der Toolauswahl braucht es drei Klärungen: den IST-Zustand bei Daten, Prozessen, Führung und Zusammenarbeit; das konkrete Problem, das gelöst werden soll; und einen Maßstab, an dem sich später ablesen lässt, ob dieses Problem kleiner geworden ist. Fehlt eine dieser drei Klärungen, entstehen Tools, die niemand nutzt, und Investitionen, die am eigentlichen Problem vorbeigehen.
KI verändert kein Unternehmen. Sie trifft auf eines, das bereits existiert – mit seinen Daten, seinen Prozessen, seiner Struktur. Was aus dem Einsatz wird, entscheidet dieses Fundament. Nicht das Werkzeug.
Die Frage, mit der die meisten Einführungen beginnen, lautet: Welches Tool setzen wir ein? Das ist die falsche Reihenfolge. Bevor ein Werkzeug ausgewählt wird, muss geklärt sein, welches Problem es lösen soll. Ohne diese Klärung sucht sich das Werkzeug sein Problem im Nachhinein – und meistens passt es nicht.
Das Fundament kennen, bevor die KI-Einführung beginnt
Ein Unternehmen, das nicht weiß, wie es um seine Daten, seine Prozesse und seine Entscheidungsstrukturen bestellt ist, kann auch nicht wissen, worauf eine KI-Anwendung dort trifft. Datenqualität, die nicht stimmt, wird durch ein KI-System nicht besser, sie wird nur schneller sichtbar verarbeitet. Prozesse, die nicht dokumentiert sind, lassen sich nicht automatisieren, sie lassen sich nur notdürftig nachbilden. Und Rollen, die nicht klar sind, bleiben unklar, auch wenn ein System jetzt Vorschläge macht.
Deshalb steht am Anfang nicht die Auswahl eines Anbieters, sondern eine ehrliche Standortbestimmung: Wo stehen wir – bei der Technik, bei den Daten, bei den Abläufen, bei der Führung, bei der Zusammenarbeit, beim Wissen im Unternehmen? Diese Bestandsaufnahme ist unbequem, weil sie Lücken offenlegt, die vorher niemand benennen musste. Genau das ist ihr Nutzen.
Das Problem vor der Lösung
Die zweite Voraussetzung liegt nicht in der Technik, sondern im Denken davor: Welches konkrete Problem soll durch den Einsatz von KI kleiner werden? Nicht: Wo könnte KI irgendwo helfen. Ein Problem, das nicht benannt ist, lässt sich auch nicht lösen – es lässt sich nur mit einem Tool überdecken.
Diese Klärung verlangt, Symptom und Ursache auseinanderzuhalten. Zu lange Bearbeitungszeiten sind ein Symptom. Die Ursache kann in fehlender Standardisierung liegen, in Wissen, das nur eine Person hat, oder in Abstimmungsschleifen, die niemand mehr hinterfragt. Erst wenn die Ursache benannt ist, lässt sich beurteilen, ob KI dort überhaupt ansetzen kann – und wenn ja, woran.
Woran erkennt man, dass es wirkt
Aus der Problemdefinition folgt der Maßstab. Wer vorher festlegt, welches Ergebnis erwartet wird, kann hinterher prüfen, ob es eingetreten ist. Wer das nicht tut, hat am Ende nur ein Tool, das läuft – aber keine Antwort darauf, ob sich etwas verändert hat.
Der Maßstab muss nicht kompliziert sein. Er muss nur aus dem Problem selbst kommen: Wenn das Problem lange Durchlaufzeiten waren, ist die Kennzahl die Durchlaufzeit vorher und nachher. Wenn das Problem Wissen war, das nur eine Person hatte, ist die Kennzahl, wie viele Personen dieses Wissen jetzt eigenständig nutzen können. Die Kennzahl entsteht aus der Antwort auf die Frage, was sich konkret verändert haben soll – nicht aus einer allgemeinen Vorstellung von Effizienz.
Die Reihenfolge: Fundament vor KI-Einführung
Standortbestimmung vor Werkzeugauswahl. Problemdefinition vor Lösung. Messbarkeit vor Rollout. Diese Reihenfolge lässt sich nicht abkürzen, ohne dass sie sich später rächt – durch Tools, die niemand nutzt, durch Investitionen, die am eigentlichen Problem vorbeigehen, durch eine Geschäftsführung, die das Vertrauen in das Thema verliert, weil das erste Projekt nichts gebracht hat.
Zum Weiterdenken:
- Wissen wir, auf welchem Fundament eine KI-Anwendung bei uns aufsetzen würde?
- Können wir das Problem, das wir lösen wollen, in einem Satz benennen – ohne das Wort „Effizienz“?
- Woran würden wir in sechs Monaten erkennen, dass sich dieses Problem tatsächlich verkleinert hat?
Wer diese drei Fragen für das eigene Unternehmen noch nicht beantworten kann, muss sie nicht allein beantworten. Ein erstes Gespräch dazu kostet Sie nichts.
Boris Wehmann · Unternehmensberater Hamburg Tel: +49 40 657 26 273 · Mail: kontakt@boris-wehmann.de ·
Fragen und Antworten
Was bedeutet „Fundament“ im Zusammenhang mit einer KI-Einführung? Gemeint sind die Voraussetzungen, die schon vor dem ersten Tool bestehen: Datenqualität, dokumentierte Prozesse, klare Rollen und Entscheidungswege, funktionierende Zusammenarbeit. KI verbessert diese Voraussetzungen nicht, sie baut auf ihnen auf.
Muss ich meinen IST-Zustand offiziell prüfen lassen, bevor ich KI einführe? Nicht zwingend durch einen Dritten. Entscheidend ist, dass die Standortbestimmung ehrlich passiert – intern oder mit Unterstützung von außen. Eine externe Perspektive hilft oft, weil sie Lücken benennt, die im eigenen Haus nicht mehr auffallen.
Wie lange dauert eine solche Standortbestimmung? Das hängt von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab und lässt sich seriös erst im konkreten Fall einschätzen, nicht pauschal im Vorfeld.
Wer im Unternehmen sollte das Problem benennen, das durch KI gelöst werden soll? In der Regel die Geschäftsführung gemeinsam mit den Personen, die dem Problem im Alltag am nächsten sind. Wird die Problemdefinition allein an die IT delegiert, fehlt häufig der Bezug zur eigentlichen Ursache.
Was passiert, wenn man ohne diese Klärungen startet? Meistens ein Tool, das technisch läuft, aber im Arbeitsalltag nicht ankommt. Die Investition ist getätigt, das Problem bleibt bestehen, und die nächste Initiative hat es schwerer, weil das Vertrauen in das Thema bereits gelitten hat.
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